Tout savoir sur la DPAE

Pour lutter contre le travail clandestin, le gouvernement français a mis en place un certain nombre d’outils juridiques.

Parmi eux, se trouve la DPAE (soit, la « déclaration préalable à l’embauche« ) ; une loi datant du 31 décembre 1991.

Celle-ci formalise le recrutement d’un salarié en obligeant tout employeur à déclarer systématiquement l’embauche de tout salarié (et ce, quelle que soit la nature ou la durée du contrat proposé).

Un déclaration à faire auprès de l’Urssaf

Avant que n’intervienne l’embauche légale, tout employeur a l’obligation de déclarer l’ensemble de ses recrutements auprès de l’Urssaf (ou de la Caisse de Mutualité sociale agricole, MSA). Vous pouvez vous faire accompagner dans vos démarches par le cabinet comptable LDS.

Cette déclaration doit, en outre, être formulée auprès d’un de ces établissements situés dans le ressort territorial de l’entreprise.

Par ailleurs, a DPAE doit inclure les mentions qui suivent :

  • la dénomination sociale (ou le nom et prénom de l’employeur), l’adresse de l’employeur, le code APE, le numéro du système d’identification du répertoire des entreprises ;
  • les nom, prénoms, sexe date et lieu de naissance du salarié à déclarer (ainsi que son numéro national d’identification, s’il est immatriculé à la Sécurité sociale) ;
  • la date et l’heure de l’embauche ;
  • la nature, durée du contrat (et la durée de l’éventuelle période d’essai).

En plus de signaler son recrutement à l’Urssaf, l’employeur doit également remettre au salarié embauché une copie de déclaration préalable à l’embauche.

Il peut également lui fournir un accusé de réception reçu de l’Urssaf (en précisant tout de même les informations qui apparaissent dans la déclaration).

De même, en cas de contrôle, l’employeur doit présenter à toute réquisition émanant d’agents assermentés :

  • l’accusé de réception de la déclaration adressée par l’Urssaf ;
  • des éléments qui attestent de l’existence de cette déclaration (s’il ne l’a toujours pas reçue).

S’il ne respecte pas toutes ces conditions, l’employeur encourt logiquement des sanctions pénales.

DPAE : comment s’y prendre ?

La démarche d’une DPAE peut se faire directement auprès d’une agence de l’Urssaf.

Il est également possible de la faire par courrier et bien sûr en ligne :

Dans ce dernier cas, l’employeur peut au choix :

  • saisir en ligne un formulaire, sur le site net-entreprises ;
  • déposer un dossier dans logiciel RH adapté (avec une limite de 100 dossiers DPAE, dans un seul ficher).

Dans les 5 jours qui suivent cette opération, l’Urssaf confirme ordinairement la bonne réception de la commande.

De son côté, si l’employeur ne conteste pas dans les 2 jours ouvrables, la DPAE est automatiquement considérée comme une preuve de déclaration.

La déclaration en ligne possède, par ailleurs, 3 avantages :

  • une confirmation quasi-immédiate de la réception du dossier ;
  • un formulaire prérempli qui fait gagner du temps (notamment pour les emplois saisonniers) ;
  • un historique DPAE conservé en ligne pendant 14 mois.

Du côté des sanctions, le défaut des DPAE peut déboucher sur une amende prévue pour les contraventions de 5ème classe.

L’article L. 1221-11 du Code du travail prévoit notamment une pénalité dont le montant égale « à 300 fois le taux horaire du minimum garanti » ; ce qui équivaut à plus de 1000 euros par salarié concerné.

De plus, si cette absence de déclaration est jugée comme un « travail dissimulé« , par « dissimulation d’emploi salarié« , l’employeur encourt une peine de « 3 ans d’emprisonnement ainsi qu’une amende de 45 000€ portée à 225 000€ pour les personnes morales« .

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